Ako profesionálne vyjadriť sklamanie?

Sklamanie vyjadriť profesionálne — Ale často je najlepšou odpoveďou byť pokojný a zhromaždený, aby ste mohli svoje obavy a sklamanie vyjadriť profesionálne.

Ak vás niekto sklame alebo sa stane niečo, čo vás sklame, je úplne normálne, že sa cítite rozrušený, frustrovaný alebo vyslovene nahnevaný. Ale často je najlepšou odpoveďou byť pokojný a zhromaždený, aby ste mohli svoje obavy a sklamanie vyjadriť profesionálne. Profesionálne prejaviť sa nie je ťažké, ak zachováte chladnú hlavu a zachováte si pokoj. Či už sa rozhodnete sklamanie komunikovať e -mailom, listom alebo osobne, je to predovšetkým o použití správneho jazyka a správnom správaní.

Metóda 1 z 3: odoslanie profesionálneho e -mailu

1
E-mailom vyjadrite sklamanie nad problémom súvisiacim s prácou. Ak ste sklamaní zo spolupracovníka alebo manažéra, e -mail je skvelý spôsob, ako vyjadriť svoje sklamanie, a zároveň si uchovať digitálny záznam pre prípad, že sa v budúcnosti vyskytnú problémy. Môžete tiež poslať e -mail, ak vás odmietla potenciálna pracovná príležitosť.
- E -mail je tiež dobrý spôsob, ako oznámiť svojmu sklamaniu šéfa, ak odmietol žiadosť o niečo ako dovolenku alebo nápad, ktorý ste navrhli.
- Aj keď to môže poškodiť vaše pocity, vždy je dobré poslať následný e-mail po tom, čo vás odmietnu prijať prácu.
2
Ak pripravujete originálny e -mail, napíšte krátky a priamy predmet. Buďte struční a v predmete jasne uveďte, o čom je e -mail. Nepoužívajte dlhú vetu alebo hrubý jazyk, aby váš e -mail pôsobil profesionálnejšie, aby ho príjemca bral vážnejšie. Vyberte predmet, ktorý nemá viac ako 5 slov, a zadajte ho do predmetu e -mailu.
- Ak napríklad píšete kolegovi e -mail o zmeškanom termíne, môžete zahrnúť predmet, ktorý vyzerá takto: „Zmeškaný termín dodania “.
Poznámka: Ak odpovedáte na e -mail, napríklad na e -mail s oznámením, že vás odmietli pre potenciálnu prácu, odpovedzte na pôvodný e -mail a nie do vytvorenia nového, aby ste mali organizovaný záznam o svojej korešpondencii.
3
Začnite svoj e -mail profesionálnym pozdravom, ktorý udá tón. Otvorte svoj e -mail formálnym pozdravom, aby bolo od začiatku zrejmé, že je profesionálny. Vyberte si pozdrav, ktorý je vhodný pre váš vzťah s danou osobou. Ak napríklad pracujete na základe krstného mena s manažérom menom Matthew Smith, môžete začať e-mailom ako: „Drahý Matt.“
- Ak máte s príjemcom veľmi otvorený a príležitostný vzťah, môžete povedať niečo ako: „Hej, Matt.“
- Ak píšete e -mail niekomu, s kým ste sa nikdy nestretli, začnite heslom „Komu sa to môže týkať“.
- V prípade skupinových e -mailov s viacerými príjemcami, ktorých chcete osloviť, jednoducho povedzte „Všetky“.
4
Pridajte krátky záznam, aby bol e -mail priateľský. Potom, čo pozdravíte príjemcu, urobte z prvého riadku svojho e -mailu skratku alebo príjemnú výmenu, ktorá ukazuje, že ste priateľskí, ale profesionálni. Skráťte to a neprejdite 2 alebo 3 riadky krátkych rozhovorov, kým sa nedostanete k jadru svojho e -mailu.
- Skúste začať niečím ako „dúfam, že sa ti darí“ alebo „dúfam, že ťa tento e -mail dobre nájde“.
- Ak je váš vzťah s danou osobou neformálny, môžete spomenúť osobný údaj, ako napríklad „Dúfam, že ste sa minulý víkend na koncerte dobre zabavili“.
E-mailom vyjadrite sklamanie nad problémom súvisiacim s prácou.
5
V tele e -mailu jasne napíšte svoje sklamanie. Keď si pripravíte pôdu pre svoj e -mail s pozdravom a krátkou zábavou, pustite sa do práce a vyjadrte svoje sklamanie. Jasne im povedzte, ako sa cítite, ale ponechajte svoj jazyk formálny a vyhnite sa používaniu sarkazmu, vyhrážok alebo vulgárnych výrazov, aby ste pôsobili čo najprofesionálnejšie. Vytvorte si zoznam všetkých svojich sťažností a ponechajte telo svojho e -mailu 1 odsek, ak je to možné, aby sa e -mail zameral na predmet, ktorý máte k dispozícii.
- Ak vás napríklad odmietne potenciálna práca, môžete povedať niečo ako: „Je mi ľúto, že som sa rozhodol ísť iným smerom. Tešil som sa na príležitosť, takže som sklamaný z rozhodnutie najať niekoho iného. "
- Ak píšete svojmu spolupracovníkovi alebo zamestnancovi, aby ste vyjadrili svoje sklamanie, môžete povedať niečo ako: „Všimol som si, že niektoré zásady a postupy neboli správne dodržané. Politiky existujú z určitého dôvodu, takže je sklamaním učiť sa. že boli ignorovaní.“
6
V celom e -maile zachovajte rešpekt voči svojmu jazyku a tónu. Formálnym a úctivým jazykom dajte jasne najavo svoje sklamanie bez toho, aby mal príjemca pocit, že na neho osobne útočíte. Predstavte si, ako by bolo písanie vnímané, keby ho čítal niekto iný alebo keby sa dostalo na verejnosť a vaše písmo bolo navrhnuté tak, aby bolo profesionálnym predstavením vás samých.
- Ak posielate e -mail zamestnancovi alebo manažérovi, je možné, že váš e -mail bude zdieľaný s inými ľuďmi, preto je dôležité, aby ste písali úctivo a profesionálne.
- Napríklad namiesto toho, aby ste povedali niečo ako: „Nerozumiem, aký máte problém a prečo odmietate postupovať“, povedzte niečo ako: „Ako sme už diskutovali, postupy sú navrhnuté tak, aby boli všetci na jednej stránke., tak by ich mal každý nasledovať.“
7
Ukončite svoj e -mail kladnou správou a výzvou k akcii. Zbaľte svoj e -mail zahrnutím použiteľných informácií, ako je napríklad usporiadanie schôdze alebo pozvanie príjemcu, aby k vám v prípade akýchkoľvek otázok prišiel. Zahrňte aj niekoľko pozitívnych poznámok. Uveďte veci, z ktorých máte radosť, alebo pochváľte osobu za niečo, čo urobil dobre, aby mal pocit, že im nielen nadávate, ale máte na srdci ich najlepšie záujmy.
- Môžete napríklad svojmu anketárovi povedať: „Ale ja som vďačný za príležitosť urobiť rozhovor s vašou spoločnosťou. Dajte mi prosím vedieť, ak sa niečo v budúcnosti otvorí!“
- Ak píšete zamestnancovi alebo spolupracovníkovi, skúste niečo ako: „Viem, že ste na tom tvrdo pracovali, len som vás chcel upozorniť na problémy, ktoré mám, aby ste mohli dávať pozor na akékoľvek. budúce potenciálne problémy “.
8
E -mail si pred odoslaním prečítajte nahlas, aby ste si vypočuli, ako znie. Nájdite si chvíľu na to, aby ste si prečítali celý svoj e -mail, aby ste počuli tón svojho písania a korektúry prípadných pravopisných alebo gramatických chýb. Ak nájdete preklepy, preklepy alebo neohrabaný jazyk, opravte to! Ak je váš tón príliš jemný alebo príliš drsný, upravte jazyk tak, aby bol profesionálny, ale pevný. Keď ste s ním spokojní, pošlite ho osobe, pre ktorú je určený.
- Môžete tiež nechať priateľa alebo spolupracovníka prečítať si váš e -mail pred odoslaním, aby ste sa uistili, že znie dobre.
- Pravopisné chyby alebo chýbajúce slová môžu skutočne odstrániť vplyv vášho e -mailu, preto si urobte čas na korektúru svojho písania.

Metóda 2 z 3: napísanie formálneho sťažnostného listu

1
Pošlite list spoločnosti alebo ak ste nemohli dostať odpoveď. Ak ste sklamaní z produktu alebo zo správania spoločnosti, je formálnym listom s podrobnosťami o vašej sťažnosti najprofesionálnejší spôsob komunikácie s nimi. Ak ste sa s niekým nemohli skontaktovať iným spôsobom, použite ako poslednú možnosť formálny list, v ktorom vyjadríte svoje sklamanie a podrobne uvediete svoje problémy.
- List môžete použiť aj ako posledný pokus o dokázanie, že ste sa pokúsili niekoho kontaktovať a prediskutovať s ním svoj problém.
2
V prvej vete jasne uveďte svoj problém. Nech už ste sklamaní z čohokoľvek, dajte to jasne najavo hneď v prvej vete svojho listu. Buďte priami a struční a jasne a profesionálne vyjadrite svoj problém alebo sťažnosť, aby ste určili tón celého listu.
- Ak napríklad píšete spoločnosti, aby ste sa sťažovali na politiku, ktorá sa vás týka, môžete začať takto: „Píšem, aby som vyjadril svoje sklamanie a sklamanie z politiky vrátenia vašej spoločnosti.“
- Ak píšete list niekomu, koho ste nemohli zastihnúť, skúste začať takto: „Tento list vám píšem v súvislosti s tým, že ste sa mi nemohli spojiť s mojimi otázkami o zložení zábezpeky. telefonicky alebo e -mailom. "
3

Do tela listu zadajte podrobnosti a informácie súvisiace s vašim problémom. Potom, čo ste uviedli svoje sklamanie a problém, použite zvyšok listu na doplnenie konkrétnych podrobností a informácií, aby ste list rozšírili a vysvetlili svoje sklamanie. Uveďte všetky kroky, ktoré ste podnikli na vyriešenie problému, a tiež úsilie, ktoré ste vynaložili na to, aby ste ich kontaktovali so žiadosťou o pomoc.

Tip: Ak ste sa ich pokúsili kontaktovať alebo vám sľúbili, že vyriešia vaše obavy, uveďte dátumy, kedy ste sa ich pokúsili kontaktovať alebo sa zaviazali problém vyriešiť.

Keď vyjadríte svoje sklamanie a vysvetlíte svoje dôvody, dajte osobe príležitosť hovoriť.
4
Vo svojom liste sa vyhnite nahnevanému, sarkastickému alebo výhražnému jazyku. V celom liste udržujte svoj jazyk a tón formálny a profesionálny. Nikdy nepoužívajte vulgárne alebo výhražné výrazy a vyhýbajte sa sarkazmu, aby vaše písanie pôsobilo čo najprofesionálnejšie.
- Ak niekedy budete musieť predložiť svoj list pre súdny prípad, chcete, aby ste vyzerali tak profesionálne, ako len môžete.
- Ak budete nadávať alebo používať násilný jazyk, budete pôsobiť agresívne a neprofesionálne.
5
Priložte kópie akýchkoľvek dokumentov relevantných pre vašu sťažnosť. Ak máte obrázky, zmluvy alebo akékoľvek iné dokumenty, ktoré zálohujú alebo preukazujú vaše tvrdenia, urobte si ich kópiu a priložte ich k listu. Uistite sa, že ich vo svojom liste uvediete, aby ste ešte viac posilnili platnosť všetkých vašich tvrdení.
- Vo svojom liste môžete napríklad povedať niečo ako: „Prikladám obrázky toho, ako vyzeral hotový výrobok, ktorý, ako vidíte, zďaleka nie je uspokojivý.“
6
Po skončení záveru zadajte svoje kontaktné údaje. Ukončite svoj list odsekom, ktorý sumarizuje vaše hlavné starosti a opatrenia, ktoré by ste chceli vykonať na ich vyriešenie. Ak chcete, aby sa s vami osoba alebo spoločnosť spojila a pokúsila sa problém vyriešiť alebo vec prediskutovať ďalej, v spodnej časti určite zadajte svoje kontaktné údaje.
- Podpíšte list formálnym zakončením, napríklad „S pozdravom“, „S pozdravom“ alebo „S úctou“, za ktorým nasleduje vaše meno.
- Zadajte telefónne číslo alebo e -mailovú adresu, pomocou ktorej vás chcú kontaktovať.
7

Pošlite list certifikovanou poštou, aby mal byť podpísaný. Použite certifikovanú poštu alebo možnosť doručenia listu, ktorá vyžaduje, aby sa príjemca za ňu podpísal, aby ste mali dôkaz, že bola prijatá. Potvrdenie si uschovajte pre prípad, že by ste niekedy potrebovali dokázať, že ste im napísali list alebo ho poskytli pre súdny prípad.

Metóda 3 z 3: Hovorte s niekým profesionálne

1
Porozprávajte sa s niekým priamo, ak to nechcete v zázname. Ak dávate prednosť tomu, aby ste svoje sklamanie vyjadrili bez papierovej stopy, alebo bez toho, aby ste si robili starosti s tým, ako si váš rozhovor neskôr podrobne preštudujete, osobná konverzácia je tou správnou cestou. Priama konverzácia s niekým vám navyše umožní zhodnotiť jeho reakcie a dodá vám osobnejší nádych.
- Často tiež môže byť oveľa rýchlejšie hovoriť s niekým, z koho ste sklamaní.
- Rozhovor s niekým vám umožní použiť vlastnú reč tela a tón hlasu, aby ste skutočne vyjadrili svoje sklamanie alebo sklamanie.
2
Požiadajte osobu, aby sa s vami súkromne stretla a prediskutovala problém. Hovorte s osobou ďaleko od ostatných ľudí, aby ste sa mohli slobodne vyjadrovať bez toho, aby ste ich potenciálne zahanbovali. Naplánujte si stretnutie alebo ich požiadajte, aby sa s vami stretli niekde, napríklad v konferenčnej miestnosti, kancelárii alebo dokonca v kaviarni, aby to bolo profesionálnejšie.
- Zavolajte im alebo im pošlite e -mail s otázkou, ktorý čas a miesto je pre nich najvhodnejšie.
Tip: Ak sa s nimi potrebujete ihneď porozprávať, povedzte im niečo ako: „Máte krátku chvíľu? Potrebujem s tebou hovoriť.“
3
Začnite konverzáciu poďakovaním a otázkou, ako sa majú. Predtým, ako začnete vyjadrovať svoje sklamanie, nájdite si chvíľu na to, aby ste sa poďakovali osobe, ktorá si našla čas na stretnutie s vami a zhodnotila jej náladu. Opýtajte sa ich, ako sa im darí a či sú pripravení s vami o tomto probléme hovoriť. Ak sa zdajú byť nahnevaní alebo rozrušení, skúste ich upokojiť alebo počkajte, kým sa s nimi porozprávate neskôr. Ak sa vám zdajú v poriadku, pokračujte v diskusii o svojom probléme alebo probléme.
- Začínanie pravou nohou pomôže konverzácii prebehnúť hladko a profesionálne.
- Môžete napríklad začať tým, že poviete niečo ako: „Ďakujem veľmi pekne za váš čas. Nebudem to trvať dlho, len s vami skutočne potrebujem niečo prediskutovať.“
Formálnym a úctivým jazykom dajte jasne najavo svoje sklamanie bez toho, aby mal príjemca pocit, že na neho osobne útočíte.
4
Svoju sťažnosť uveďte jasne a priamo. Povedzte osobe, prečo ste sklamaní z používania konkrétneho a neemotívneho jazyka. Buďte priami a objektívni a uveďte všetky dôvody, prečo ste nespokojní, ale vyhnite sa ich nadávaniu zoznamom previnení. Používajte pokojný a profesionálny jazyk, aby ste vyjadrili svoje pocity, a vyhýbajte sa zvyšovaniu hlasu alebo rúhaniu.
- Kričanie a nadávanie bude pôsobiť iba agresívne a neprofesionálne.
- Povedzte im napríklad, ako sa cítite, bez toho, aby ste boli príliš emocionálni. Môžete povedať niečo ako: „Keď niečo také robíš, mám z toho pocit, že ťa nezaujíma, ako to na mňa vplýva, a aby som bol úprimný, je to zraňujúce a sklamajúce.
5

Pred ukončením schôdze sa ich opýtajte, či majú nejaké otázky. Keď vyjadríte svoje sklamanie a vysvetlíte svoje dôvody, dajte osobe príležitosť hovoriť. Opýtajte sa ich, či majú na vás nejaké otázky alebo im nie je jasné, čo ste im povedali, aby nedošlo k zámene. Potom im ešte raz poďakujte za stretnutie s vami, než ukončíte rozhovor.

Tipy

Nikdy nehnevajte sa, nepíšte e -mail, nepíšte list ani nekonverzujte. Predtým, ako začnete, urobte pár dychov, aby ste sa upokojili, aby ste mali čistú hlavu.
Vyhnite sa konverzácii s niekým pred inými ľuďmi. Počkajte, kým nebudú k dispozícii na rozhovor a osobné stretnutie s nimi.

Varovania

Keď hovoríte so spolupracovníkom alebo manažérom, nezvyšujte hlas a nepoužívajte vulgárne výrazy, inak by ste mohli pôsobiť hrozivo a agresívne.

Prečítajte si tiež: Ako sa vysporiadať s neistou osobou?