Ako zaviesť zmeny v postupoch na pracovisku?
Naučiť sa zavádzať a implementovať nové postupy na pracovisku pomôže vašim zamestnancom efektívne prejsť na zmeny pri zachovaní vysokej morálky na pracovisku.
Zmeny v postupoch na pracovisku vo všeobecnosti prinášajú pozitívne výsledky, šetria spoločnosti čas a peniaze alebo podporujú pozitívnejšie pracovné prostredie. Zmena je vzrušujúca pre tých, ktorí sa jej ľahko prispôsobia, ale pre niektorých zamestnancov môže byť zmena neznáma, znepokojujúca alebo dokonca desivá. Môže byť pre nich ťažké prijať neznáme, čo by spôsobilo nešťastie, alebo by sa u nich mohla vyskytnúť úzkosť z dodržiavania nových politík. Ako líder na pracovisku je vašou úlohou zaistiť, aby akýkoľvek prechod prebiehal čo najhladšie. Naučiť sa zavádzať a implementovať nové postupy na pracovisku pomôže vašim zamestnancom efektívne prejsť na zmeny pri zachovaní vysokej morálky na pracovisku.
Časť 1 z 3: Navrhovanie procedurálnych zmien
- 1Uvedomte si náklady. Ak implementujete procedurálnu zmenu, aby ste v nasledujúcich rokoch ušetrili peniaze, môže sa to zdať ako jasná voľba. Ak si však táto zmena vyžiada nákladnú inštaláciu nového zariadenia, značné preškolenie personálu alebo prijatie nových zamestnancov na nové pozície, možno budete musieť porovnať náklady, aby ste zistili, či prevažujú nad dlhodobými úsporami a výhodami. Porozprávajte sa s účtovníkom o relatívnych nákladoch oproti dlhodobým úsporám, aby ste zistili, či si vaša spoločnosť môže dovoliť implementovať tieto zmeny, alebo skúste vykonať jednoduchú analýzu nákladov a výnosov.
- Analýza nákladov a výnosov porovnáva očakávané náklady s očakávanými prínosmi s cieľom určiť najlepší a nákladovo najefektívnejší plán.
- Na vykonanie jednoduchej analýzy nákladov a výnosov rozdeľte list papiera do dvoch stĺpcov. V jednom stĺpci uveďte výhody a v druhom stĺpci náklady. Porovnajte tieto dva zoznamy a zistite, ktorý postup je najvýhodnejší a nákladovo najefektívnejší.
- 2Uľahčite predstavenie. Aj keď procedurálne zmeny, ktoré zavádzate, radikálne zmenia spôsob fungovania vašej firmy, je dôležité, aby boli tieto zmeny ľahko zavedené a implementovateľné. Pokiaľ je to len trochu možné, pokúste sa nové zmeny implementovať po etapách alebo fázach. Vaši zamestnanci sa tak budú jednoduchšie prispôsobovať a prispôsobovať novým postupom.
- Pokiaľ je to možné, implementujte zmeny spôsobom, ktorý umožní zamestnancom prispôsobiť sa krok za krokom. Skúste rozložiť nové procedurálne zmeny na niekoľko týždňov alebo dokonca mesiacov, aby ste umožnili optimálne prispôsobenie.
- 3Zmerajte jeho úspešnosť. Významné procedurálne zmeny by sa mali vykonať z nejakého dôvodu. Akonáhle budete mať stanovené, prečo sa robia tieto zmeny, je dôležité nájsť spôsob, ako merať relatívnu úspech zmien. Ak majú zmeny ušetriť náklady, pripravte si porovnanie nákladov a vyhodnotte, ako efektívne boli zmeny po niekoľkých mesiacoch. Ak majú zmeny zvýšiť spokojnosť zákazníkov, urobte prieskumy a sledujte počet vracajúcich sa zákazníkov, ktorí sú spokojní so zmenami, ktoré ste urobili.
- Zvážte použitie bezplatného alebo nízkonákladového finančného nástroja na sledovanie úspechu vašej spoločnosti pred a po implementácii zmien. Na internete môžete nájsť bezplatné nástroje, ako sú inDinero alebo Corelytics, alebo sa prihlásiť na odber podrobnejších mesačných služieb od rovnakých poskytovateľov.
- 4Majte plán úteku. Je zrejmé, vaše nádeje s novými procesných zmien je, že to bude robiť veci lepšie na pracovisku. Čo však robiť, ak sa stane opak? Každý dobrý plán procedurálnych zmien by mal mať záložný plán, alebo ak nič nepomôže, únikový plán na úplné opustenie zmien.
- Rozhodnite sa, či sa predvolene vrátite k starým postupom v prípade, že nové zmeny zlyhajú, alebo či implementujete plán zálohovania. Ak si vyberiete záložný plán, pre prípad pripravte konkrétne plány.
- Možno by ste sa mali vyhnúť tomu, aby ste svojim zamestnancom hovorili, že máte záložný plán, alebo že sa môžete vrátiť k starým postupom. Keď im budete tieto veci rozprávať, môže sa vám zdať, že ste ako vodca slabí alebo neefektívni, a môže to zvýšiť odpor zamestnancov voči zmenám, ak vedia, že dostatok hlasového odporu vráti veci späť do pôvodného stavu.
Pokúste sa rámcovať procedurálne zmeny tak, aby zamestnanci tieto zmeny vnímali ako zlepšenie svojho fungovania.
Časť 2 z 3: zachovanie dôvery a kontroly
- 1Ukážte svoju víziu. Ak veríte, že vami vykonané procedurálne zmeny zlepší spoločnosť a/alebo pracovisko, oznámte to. Dajte svojim zamestnancom o rok vedieť, ako si predstavujete spoločnosť, a navrhnite stratégie (vrátane týchto procedurálnych zmien), ktoré pomôžu dostať spoločnosť tam, kde si myslíte, že by mala byť.
- Podeľte sa o svoju víziu so svojimi zamestnancami. Jasne a stručne popíšte, čo od svojej spoločnosti chcete.
- Rozumiete svojim zamestnancom.
- Posilnite svojich zamestnancov tým, že ich necháte vyjadriť svoje myšlienky, obavy a celkovú spätnú väzbu o zmenách, ktoré navrhujete. Nestraťte však organizačnú štruktúru svojej spoločnosti.
- Rozhodnite sa, či by bolo najlepšie komunikovať svoju víziu a oznámiť zmeny osobne alebo prostredníctvom e -mailu. Naliehavé problémy je najlepšie doručiť osobne a písomné/e -mailové správy je možné ľahko ignorovať.
ODBORNÁ TIPPomáha pripraviť pracovnú silu vopred. Ak môžete, povedzte k procedurálnej zmene na pracovisku a podeľte sa o informácie o tom, prečo k tejto zmene dochádza. Pomôže to zmierniť časť úzkosti, ktorá sa môže pri zmene vyskytnúť.
- 2Predajte zmenu. Bez ohľadu na to, aké procedurálne zmeny na pracovisku sa pokúšate implementovať, nemusí stačiť, ak svojim zamestnancom jednoducho poviete „Odteraz to tak bude“. Ako líder je vašou úlohou viesť a to znamená, že máte svojich zamestnancov 100%za sebou. Hneď ako ohlásite zmeny, predajte ich svojim zamestnancom. Pomôžte im zistiť, prečo sú tieto zmeny dobré pre spoločnosť a v konečnom dôsledku pre zamestnancov.
- Dajte svojim pracovníkom vedieť vašu (alebo spoločnosť) motiváciu implementovať tieto zmeny. Ak zmeny ušetria peniaze, povedzte to. Ak vytvoria lepšie pracovné prostredie, dajte o tom vedieť všetkým. Bez ohľadu na to, aká je motivácia, dajte jej jasne najavo, že výhody týchto zmien prevážia náklady a problémy s implementáciou.
- Poukážte na to, prečo bol starý spôsob robenia vecí nesprávny alebo neúčinný. Jasný kontrast môže zamestnancom uľahčiť pochopenie toho, prečo bola táto zmena potrebná.
- 3Odstráňte všetku neistotu. Jeden z najväčších dôvodov, prečo sa zamestnanci bránia zmenám, je strach, ktorý cítia z neznámeho. Ak existuje nejaká neistota v tom, ako bude fungovať každodenné podnikanie, alebo v súvislosti s veľmi konkrétnymi úlohami, ktoré v týchto zmenách budete hrať vy a vaši zamestnanci, budete musieť tieto neistoty odstrániť. Môžete to urobiť tak, že budete predvídať otázky, pochybnosti a obavy, ktoré môžu vaši zamestnanci mať, a zmierniť ich skôr, ako prídu.
- Buďte dôslední pri plánovaní, ako bude podnik fungovať a aké (ak nejaké) zmeny nastanú v rolách vašich zamestnancov. Dajte im vedieť, že ich roly sa nezmenia, alebo ak budú ich úlohy nejakým spôsobom ovplyvnené, potom v tom majú od začiatku jasno.
- Pokúste sa rámcovať procedurálne zmeny tak, aby zamestnanci tieto zmeny vnímali ako zlepšenie svojho fungovania. Ak odstránite pochybnosti, ktoré obklopujú vágne procedurálne oznámenia, a zmeníte tieto zmeny na spôsob, ako vytvoriť lepšie pracovné prostredie alebo plynulejšie poradie operácií, vaši zamestnanci budú s najväčšou pravdepodobnosťou viac na palube.
ODBORNÁ TIPNáš expert súhlasí: Keď sa implementujú procedurálne zmeny a zavádzajú sa nové pravidlá alebo usmernenia, vyjasnite si, o ktorých aspektoch zmeny nebude možné rokovať a do ktorých je integrovaná flexibilita. Môžete napríklad povedať: „Položky v tomto zozname je potrebné nahlásiť svojmu manažérovi, ak sa vyskytnú, bez výnimiek“ alebo „Postupne ukončujeme podporu starého softvéru, ale môžete sa rozhodnúť používať nový softvér rovnako často. alebo tak málo, ako by ste chceli.
- 4Načasujte to správne. Niektorí obchodní experti odporúčajú, že načasovanie procedurálneho oznámenia môže byť najväčším faktorom pri získavaní zamestnancov. Neexistuje žiadne jasné pravidlo, kedy je správny čas, pretože každá situácia a pracovisko je iné, ale uvedomenie si toho, ako zmeny ovplyvnia vašich zamestnancov, vám môže pomôcť lepšie načasovať oznámenie a implementáciu.
- Ak nové postupy budú vyžadovať dodatočné školenie, pokúste sa načasovať implementáciu týchto postupov tak, aby mali vaši zamestnanci dostatok času na prípravu. Neoznámte napríklad nové postupy v piatok, ak nadobudnú účinnosť nasledujúci pondelok. To môže vyžadovať, aby zamestnanci prišli cez víkend na školenie alebo do boja, aby v deň, keď sa zmeny začnú prejavovať, prišli na to.
- Pokiaľ je to len trochu možné, oznámte procedurálne zmeny niekoľko týždňov pred ich uskutočnením. Každý tak bude mať možnosť prečítať si nové postupy, porozumieť tomu, ako sa líšia od starých, a naučiť sa vykonávať potrebné zmeny.
Ak veríte, že vami vykonané procedurálne zmeny zlepší spoločnosť a/alebo pracovisko, oznámte to.
Časť 3 z 3: Implementácia zmien
- 1Nestrácajte identitu svojej spoločnosti. Procedurálne zmeny sú zvyčajne dobré, ale nemali by byť také radikálne, aby vaši zamestnanci už nepoznali spoločnosť - aspoň nie zo dňa na deň. Pamätajte si, že okrem pohodlia v známych môže byť veľa vašich zamestnancov lojálnych a oddaných spoločnosti pre jej imidž/identitu alebo pôvodné poslanie. Je v poriadku tieto aspekty posunúť prostredníctvom dlhodobého plánu, ale radikálne zmeny v krátkom čase môžu odradiť alebo znepokojiť vašich najvernejších zamestnancov.
- 2Hľadať vstup. Miera spokojnosti vašich zamestnancov bude jedným z najlepších meradiel účinnosti týchto zmien. Niektorí zamestnanci budú samozrejme odolávať zmenám bez ohľadu na to, čo sa stane, ale iným zamestnancom sa môže páčiť celkové smerovanie, pričom majú výhrady k tomu, ako sa tieto zmeny skutočne implementujú.
- Jednoduchý spôsob, ako zaistiť spokojnosť zamestnancov a odhadnúť prípadné budúce zmeny, je požiadať zamestnancov o spätnú väzbu k týmto zmenám. Dajte im vedieť, že aj keď možno nie ste ochotní vrátiť zmeny, oceňujete vstup a spoluprácu zamestnancov, pokiaľ ide o implementáciu týchto zmien.
- Zvážte vytvorenie pracovnej skupiny alebo výboru, ktorý bude hľadať spätnú väzbu o tom, ako sa zmeny implementujú, a informácie o tom, ako by mohli byť zmeny úspešnejšie implementované.
- 3Odmeňovať výkon zamestnancov. Jeden zo spôsobov, ako pomôcť zamestnancom zaradiť sa pomocou nových procedurálnych zmien, je vygenerovať pre svojich zamestnancov krátkodobé ciele a odmeniť tých, ktorí tieto ciele splnia. Môže sa to zdať ako nepodstatný krok, ale môže pomôcť vybudovať podporu pre zmeny a vyvolať silnú túžbu tieto zmeny implementovať.
Aj keď procedurálne zmeny, ktoré zavádzate, radikálne zmenia spôsob fungovania vašej firmy, je dôležité, aby boli tieto zmeny ľahko zavedené a implementovateľné.
- Dostaňte svojich zamestnancov do práce a zapojte sa do zmien v postupoch čo najskôr.
- Skúste požiadať zamestnancov o pomoc pri plánovaní alebo implementácii tohto procesu.
- Podporujte flexibilitu na pracovisku. Čím lepšie sa vaši zamestnanci adaptujú na zmeny, tým jednoduchší bude tento proces pre všetkých.
- Nikdy neodpovedajte na otázku, pokiaľ si nie ste istí, že máte presnú a úplnú odpoveď. Ak nemáte presnú odpoveď, je najlepšie priznať si, že si nie ste istí, a sľúbiť, že sa čoskoro vrátite so správnou odpoveďou.
Prečítajte si tiež: Ako nahlásiť porušenie bezpečnosti agentúre OSHA?
Otázky a odpovede
- Ako sa môžu zamestnanci prispôsobiť týmto zmenám?Buďte trpezliví, napíšte si pripomenutia a požiadajte o pomoc, ak ju potrebujete.
Komentáre (4)
- V skutočnosti robím školskú správu o riešení zmien v podniku, takže mi to skutočne pomohlo. Ďakujem veľmi pekne za tento článok.
- Pomohlo mi to, pretože hľadám svoj projekt o tom, ako zaviesť a riadiť zmeny vo firme prostredníctvom HR. Tento článok mi dal znalosti o objekte a novú myšlienku. Ďakujem za dobrý tím.
- Poskytli ste mi usmernenie, ako zvládnuť môj problém s morálkou na pracovisku. Teraz už viem, ako postupovať. Vďaka.
- Robím esej a tento článok bol veľmi užitočný. Vďaka!
Prečítajte si tiež:
Vylúčenie lekárskej zodpovednosti Obsah tohto článku nemá slúžiť ako náhrada odbornej lekárskej pomoci, vyšetrenia, diagnostiky alebo liečby. Pred začatím, zmenou alebo ukončením akejkoľvek zdravotnej starostlivosti by ste mali vždy kontaktovať svojho lekára alebo iného kvalifikovaného zdravotníckeho pracovníka.
