Ako reagovať na sťažnosť OSHA?

Prečítajte si normy OSHA uvedené v liste. Veľmi skoro po vašom telefonáte by ste mali dostať faxovú korešpondenciu od OSHA. Toto je váš oficiálny sťažnostný list. Pozorne si prečítajte tento list a určte povahu sťažnosti.

Pošlite kópiu sťažnostného listu. Podľa pokynov OSHA musíte kópiu svojho sťažnostného listu zverejniť na nástenke spoločnosti, kde ho môžu vidieť všetci zamestnanci.

• Citácia musí zostať zverejnená tri pracovné dni (okrem víkendov alebo sviatkov) alebo do vyriešenia problému.
• To sa musí urobiť, aj keď s citáciou nesúhlasíte.

Podpíšte a odošlite späť svoj „osvedčenie o zverejnení “. Potom, čo odošlete kópiu tohto listu, na ktorú sa budú môcť vaši zamestnanci pozrieť, podpíšte priložený „osvedčenie o zverejnení“ a odošlite ho faxom na uvedené číslo. Doklad o faxe si uschovajte.

Vyšetrite obvinenia. Pozrite sa na každý prvok sťažnosti OSHA tak dôkladne, ako môžete. Aj keď ste sťažnosťou naštvaní alebo nevytvárate veľa oprávnenosti, vyhľadajte všetky oblasti, ktoré je potrebné riešiť alebo zlepšiť.

Dajte do pohybu svoj plán opráv. Hneď ako preskúmate všetky potenciálne problémy, navrhnite plán na ich opravu a ihneď ho dajte do pohybu. Zaznamenajte všetky dôležité zmeny prostredníctvom fotografií, potvrdení alebo inej dokumentácie.

Konajte rýchlo. Odpovedný list by ste si mali vypracovať najneskôr do troch dní od doručenia sťažnostného listu. Po prijatí sťažnosti máte iba päť dní na to, aby ste situáciu úplne vyriešili a odoslali odpoveď, takže nepremrhajte čas.

Použite jasný formát. Pozrite sa pozorne na formát vášho sťažnostného listu, všímajte si použité znenie a dávajte pozor na tón. Budete chcieť zodpovedať formátu aj tónu listu, ktorý ste dostali.

• Zašlite svoj list tak, aby zodpovedal informáciám, ktoré ste dostali v sťažnostnom liste (vrátane mena zástupcu, ktorý podpísal váš sťažný list).
• Do predmetu uveďte svoje oficiálne číslo sťažnosti.
• Priraďte pozdrav svojho listu k listu uvedenému v sťažnostnom liste.
• V liste uveďte svoje zámery (napr. Zaoberať sa obvineniami a prezentovať svoje zistenia).

Obmedzte sa na fakty. V zostávajúcej časti listu uveďte skutočnosti tak jednoducho a zrozumiteľne, ako môžete. Na tomto mieste nemôžete hovoriť zle o zamestnancovi, pokúšať sa odmietnuť obvinenia alebo sa pokúšať zvaľovať vinu na ostatných. Vaša sťažnosť bude najrýchlejšie vyriešená, ak jednoducho vyriešite poplatky a vysvetlíte, čo ste urobili pre nápravu situácie.

• Môžete napríklad povedať: „5. novembra som dostal sťažnosť OSHA č. 2845. V priebehu nasledujúcich dvoch dní sme prešetrili citácie 1–3 a zistili sme nápravné opatrenia. 7. novembra sme opravili citáciu 1 (nesprávne použitie) odsávača pár) výmenou zariadenia (pozri priložený doklad a fotografiu). “

Poskytnite dokumentáciu. Pošlite svoj list spolu s akýmikoľvek dodatočnými dokumentmi, ktoré vám pomôžu uzavrieť prípad. Môžu to byť objednávky, potvrdenky, výsledky monitorovania, kontaktné informácie dodávateľa/dodávateľa, fotografie alebo akýkoľvek iný dokument, ktorý overuje zmeny, ktoré ste vykonali.

Pošlite list. Dohodnite sa na odoslaní listu certifikovanou poštou (so žiadosťou o podpis potvrdenia) alebo súkromným kuriérom. Nezabudnite na svoj päťdňový termín!

Zavolajte a sledujte. Ak ste do troch pracovných dní od predpokladaného dátumu prijatia nič o svojej sťažnosti nepočuli, zavolajte a informujte sa. Pripravte si číslo prípadu a požiadajte o správu o stave.

Pripravte sa na kontrolu. Je možné, že sa inšpektor OSHA objaví bez varovania vo vašom zariadení. Buďte láskaví, profesionálni a zdvorilí a odpovedajte iba na konkrétne otázky, ktoré položil inšpektor.

Zaplaťte prípadné pokuty. V závislosti od povahy a závažnosti sťažnosti vás môže tiež požiadať o zaplatenie pokuty. Túto pokutu je potrebné zaplatiť do 15 pracovných dní od prijatia citácie zaslaním šeku priamo na adresu OSHA. Váš prípad nebude vyriešený, kým nedostanete platbu.

Požiadajte o neformálnu konferenciu. Ak zvažujete napadnutie svojej sťažnosti, dôrazne vám odporúčame zavolať a požiadať o neformálnu konferenciu s miestnym zástupcom OSHA. Počas tejto konferencie budete môcť lepšie porozumieť povahe vášho porušenia, prediskutovať metódy nápravy, prediskutovať možnosti urovnania a prípadne dokonca vyriešiť sporné citácie a sankcie.

• To je možné vykonať aj vtedy, ak máte v úmysle plne vyhovieť alebo si nie ste istí, akým smerom sa vydať.

Vypracujte a odošlite „oznámenie o úmysle napadnúť “. Ak ste dospeli k záveru, že akýkoľvek prvok sťažnosti je neopodstatnený, alebo ak nesúhlasíte s prideleným poplatkom alebo s dátumom zníženia, musíte v rámci tohto oznámenia predložiť oficiálne oznámenie o zámere súťažiť. 15 pracovných dní od prijatia vašej citácie. Vo vašom liste musí byť presne čo najpresnejšie uvedené, čo je predmetom sporu-citácia, časť citácie, výška poplatku alebo dátum skrátenia. Potom odošlite toto oznámenie certifikovanou poštou.

• Môžete napríklad povedať: „Chcem napadnúť citáciu a pokutu navrhovanú pre body 2 a 3 citácie z 5. novembra 2015.“

Počkajte, kým OSHRC naplánuje pojednávanie. Hneď ako vám bude doručené oznámenie o zámere súťažiť, váš prípad bude oficiálne vedený v súdnom spore. Dátumy vášho zníženia a poplatkov budú pozastavené, kým sa nedosiahne rozhodnutie, a váš prípad bude postúpený OSHRC. OSHRC je nezávislá agentúra oddelená od ministerstva práce. OSHRC naplánuje pojednávanie pre váš prípad.

Zúčastnite sa pojednávania. Hneď ako bude stanovený dátum vášho vypočutia, budete sa chcieť začať pripravovať na sluch a uistite sa, že sa môžete zúčastniť. Možno budete chcieť požiadať právnu radu, ktorá vám pomôže predložiť váš prípad. Na tomto vypočutí sa môžu zúčastniť zamestnávatelia aj zamestnanci.