Ako naplánovať schôdzku s pacientom?
Ak pracujete v lekárskej ordinácii alebo začínate vlastnú prax, naplánovanie schôdzok s pacientmi je jednou z vašich najdôležitejších úloh.
Ak pracujete v lekárskej ordinácii alebo začínate vlastnú prax, naplánovanie schôdzok s pacientmi je jednou z vašich najdôležitejších úloh. Správne zorganizovaný rozvrh schôdzok zaistí, že sa v systéme „nestratia“ žiadni pacienti a že pacienti aj lekári budú mať v kancelárii príjemný zážitok. Maximalizácia produktivity vo vašom pláne vám medzitým umožní zarezervovať si viac termínov a zvýšiť príjmy vašej kancelárie.
Metóda 1 z 3: Nastavenie systému plánovania schôdzok
- 1Umožnite pacientom objednať sa na stretnutie telefonicky, osobne a online. Takýmto spôsobom zaistíte, aby ste získali čo najviac pacientov a neprišli o žiadnych potenciálnych pacientov, ktorí sa nemôžu objednať na stretnutie konkrétnym spôsobom. Umožnenie ľuďom dohodnúť si schôdzku online vám tiež umožní využiť výhody 20,57 online prístupu a umožniť pacientom rezervovať si termíny po niekoľkých hodinách.
- Okrem tejto zvýšenej efektivity pacienti tiež vo všeobecnosti uvádzajú, že sa cítia pohodlnejšie a menej zaťažení online vlastným plánovaním než telefonovaním.
- Existuje široká škála softvéru na plánovanie schôdzí online, ktoré si môžete kúpiť a používať vo svojej kancelárii. Medzi najobľúbenejšie softvéry patria AppointmentPlus, Booker a Thryv. Pokiaľ máte schopnosti v oblasti kódovania a vývoja, môžete si samozrejme vytvoriť aj svoj vlastný plánovací softvér!
- 2Ponúknite pacientom viacero možností časového intervalu na ich stretnutie. Budete chcieť zaistiť, aby ste svojim pacientom poskytli čo najviac možností, aby si mohli vybrať najlepší časový úsek pre svoj konkrétny rozvrh. Môže sa to zdať zrejmé, ale je to veľmi dôležité pre to, aby boli vaši pacienti spokojní a aby sa znížila šanca, že budú musieť zrušiť schôdzku z dôvodu časového konfliktu.
- Napríklad namiesto toho, aby ste sa pacienta pýtali, či mu utorok o 1:00 vyhovuje, dajte mu možnosť vybrať si ľubovoľný dostupný časový úsek, ktorý mu vyhovuje, napríklad utorok od 1: 00-2: 00, 2: 00-3.: 00 alebo 4: 00–5: 00.
- 3Zaznamenajte si kontaktné informácie každého naplánovaného pacienta. Budete ich musieť musieť kontaktovať, aby ste im pripomenuli nadchádzajúcu schôdzku, alebo preložiť ich nasledujúcu rezerváciu. Uistite sa, že pri prvej rezervácii termínu požiadate o telefónne číslo, e -mailovú adresu a poštovú adresu.
- Ak si osoba dohodne stretnutie osobne alebo telefonicky, jednoducho ich požiadajte o tieto informácie. Ak sa dohodnú online, uistite sa, že na svojom online portáli uvediete oblasť s kontaktnými informáciami o pacientovi.
Maximalizácia produktivity vo vašom pláne vám medzitým umožní zarezervovať si viac termínov a zvýšiť príjmy vašej kancelárie. - 4Pošlite pacientom upomienky deň pred ich vymenovaním. Ak pacienti zabudnú na dohodnutý čas a nedostavia sa, príde to k veľkému bloku premrhaného času vo vašom rozvrhu. Používanie pripomenutí znižuje riziko, že sa pacienti nedostavia na schôdzky, a tým pomáha predchádzať tejto strate času.
- Volanie alebo posielanie SMS správ pacientom je najlepším typom pripomenutia, pretože je pravdepodobnejšie, že si všimnú prichádzajúci hovor alebo textovú správu, než by videli nový e -mail v krátkom čase.
- Používanie systému pripomienok môže tiež zvýšiť zrušenie a preplánovanie nechcených schôdzok, čo môže viesť k tomu, že sa pacienti budú cítiť lepšie ovládaní, a tým budú spokojnejší s termínmi schôdzok.
- 5Majte určeného plánovača schôdzok pre svoju kanceláriu. Ak nie ste výlučne zodpovední za udržiavanie plánu schôdzok pre svoju kanceláriu, najmite alebo určte niekoho ako hlavného plánovača schôdzok. Udelenie zodpovednosti za plánovanie schôdzok s 1 osobou umožní plánovanejší plánovací postup a povedie k plánu, ktorý lepšie odráža potreby pacienta a preferencie jednotlivých lekárov.
- Ak má napríklad jedna osoba na starosti plánovanie schôdzok, môže sa zamerať na veci, ako je zosúladenie konkrétnych pacientov alebo stavov s konkrétnymi lekármi, namiesto toho, aby rozdelili svoju pozornosť medzi niekoľko úloh.
Metóda 2 z 3: triedenie pacientov v rámci plánu
- 1Zoskupte pacientov s podobnými podmienkami alebo problémami v ten istý deň. Lekári spravidla oceňujú ošetrovanie podobných pacientov zoči-voči, pretože to zvyšuje konzistenciu ich práce a stavia ich k cielenejšiemu lekárskemu zmýšľaniu. Takto usporiadanie harmonogramu schôdzok tak urobí lekárov vo vašej kancelárii šťastnejšími a umožní vašim pacientom získať efektívnejšiu liečbu.
- Ak napríklad existuje viacero pacientov, ktorí plánujú schôdzky pre kožné ochorenia počas konkrétneho týždňa, skúste to nastaviť tak, aby všetky schôdzky spadali do toho istého dňa toho týždňa.
- 2Pomocou triediaceho grafu uprednostnite schôdzky podľa závažnosti. Tabuľka by mala obsahovať kritériá, ako sú hlásené príznaky, naliehavosť schôdzky a dĺžka schôdzky. Keď do plánu pridáte nový termín, podľa tohto grafu zistíte, či si ho chcete rezervovať v ten istý deň, v najbližších dňoch alebo v priebehu niekoľkých týždňov.
- Ak napríklad niekto zavolá na stretnutie a hlási príznaky ako intenzívna bolesť a dýchavičnosť, zaraďte ich čo najskôr do rozvrhu, pretože ich stav môže byť veľmi vážny.
- Ak v pláne nie je miesto na okamžité stretnutie s niekým s naliehavým stavom a potrebujete naplánovať stretnutie iného pacienta, môžete podľa tabuľky tiež určiť, ktoré schôdze je možné odložiť.
V tomto modeli plánovania sú schôdzky s pacientmi zoskupené blízko začiatku hodiny a koniec hodiny je ponechaný otvorený. - 3Vyhnite sa dvojitej rezervácii nových pacientov a pacientov so zložitými problémami. Tieto schôdzky budú vyžadovať viac času a pozornosti, ako budú potrebovať vracajúci sa pacienti. Namiesto toho naplánujte „zapracovaných“ pacientov, ktorí vyžadujú malú pozornosť popri nových pacientoch, aby sestry mohli vykonať vstupnú kontrolu u nového pacienta, zatiaľ čo lekár pracuje so zapracovaným pacientom.
- Napriek tomu, že vám dvojitá rezervácia týmto spôsobom môže pomôcť vidieť viac pacientov za deň, môže vás to viesť k problémom, keď nastanú neočakávané okolnosti. Udržujte dvojitú rezerváciu na minime, aby ste predišli problémom v rade.
- Naplánovanie „zapracovaných“ pacientov je tiež dobrým prostriedkom na triedenie pacientov na základe ich potrieb a ponechanie väčšieho priestoru na schôdzky tým, ktorí majú vážnejšie problémy.
- 4Naplánujte si rozvrh podľa sezónnych výkyvov v potrebách pacientov. Na základe demografických údajov o vašej klientele pravdepodobne uvidíte, že sa pravidelne rezervuje veľa schôdzok v rovnakom období roka. Využite skúsenosti z minulosti na predpovedanie týchto sezónnych výkyvov a ponechajte v rozvrhu primeraný priestor na uspokojenie potrieb svojich pacientov.
- Môžete napríklad vidieť veľký počet ľudí, ktorí plánujú prehliadky pre svoje deti na začiatku nového školského roka, čo si bude vyžadovať, aby ste sa pokúsili ponechať priestor na tieto schôdzky každý deň pred a po škole.
- K najrušnejším obdobiam roka v lekárskych ordináciách všeobecne patrí začiatok nového školského roka (tj august), sezóna alergií (tj apríl-jún) a chrípkové obdobie (tj október-február).
Metóda 3 z 3: udržiavanie efektívneho plánu schôdzok
- 1Vytvorte si týždennú časovú os, aby ste si zorganizovali rozvrh. Vaša časová os by mala obsahovať informácie, napríklad koľko pacientov potrebuje vaša kancelária naplánovať každý týždeň, koľko hodín môžu zamestnanci pracovať a koľko dní môže pacient čakať, kým navštívi lekára. Ak budete mať tieto informácie na časovej osi, pomôže vám to zosúladiť potreby pacientov s potrebami vašich administratívnych pracovníkov.
- Ak napríklad viete, že ste už naplánovali dostatok pacientov na splnenie potrieb vašej kancelárie na jeden týždeň, môžete potom uprednostniť plánovanie pacientov, ktorí nemajú naliehavé stavy, v priebehu nasledujúceho týždňa.
- 2Používajte upravené plánovanie vĺn, aby ste predišli nahromadeniu pacienta. V tomto modeli plánovania sú schôdzky s pacientmi zoskupené blízko začiatku hodiny a koniec hodiny je ponechaný otvorený. Pri tomto druhu rozvrhu funguje otvorený priestor na konci hodiny ako nárazník, keď schôdzky trvajú dlhšie, ako sa očakávalo, alebo nastanú iné nepredvídané okolnosti.
- Modifikovaný vlna Plánovanie modelu bude výrazne znížiť časy pacient počkaj, čo vedie k zvýšeniu celkovej spokojnosti pacientov.
- Ak máte na konci hodiny prázdnotu, môžete ho využiť na splnenie ďalších úloh v kancelárii, ako je vybavovanie papierov, telefonovanie alebo dokonca schôdze zamestnancov.
Udelenie zodpovednosti za plánovanie schôdzok s 1 osobou umožní plánovanejší plánovací postup a povedie k plánu, ktorý lepšie odráža potreby pacienta a preferencie jednotlivých lekárov. - 3Použite zoznam čakateľov, aby ste po zrušení neprišli o priestor v pláne. Vďaka poradovníku môžete na poslednú chvíľu pridať pacientov do rozvrhu, ak sa predtým naplánovaný termín zruší. Tým sa minimalizuje čas a príjmy, o ktoré príde váš úrad, ak vás pacient zruší.
- Vytvorte si čakací zoznam v digitálnom formáte a nastavte ho tak, aby ste ihneď po otvorení časového plánu mohli pacientom v zozname odoslať textovú správu alebo e -mail. Je to oveľa efektívnejšie, ako keby ste museli telefonicky kontaktovať pacientov v zozname.
- 4Čas príchodu nastavte o 20 minút skôr, ako je dohodnutý čas. Zamestnanci na odbavovacej stanici tak budú mať dostatok času zhromaždiť od pacienta všetky potrebné informácie pred plánovaným stretnutím s lekárom. Organizácia časov schôdzok týmto spôsobom zabráni takým zdržaniam, ktoré môžu spôsobiť rozvrh celého dňa.
- Ak má pacient napríklad stretnutie o 8:00 a príde o 7:55, aby sa mohol prihlásiť a vyplniť požadované papiere, nemusí byť pripravený navštíviť lekára až do 8:15. To posúva schôdzky na zvyšok dňa, čo vedie k frustrovaným pacientom a zníženiu produktivity.
- Zvážte predĺženie pracovného času svojej kancelárie, ak to dokážete. Byť otvorený dlhšie počas dňa vám umožní jednoduchšie vidieť pacientov s zaneprázdneným rozvrhom alebo pacientmi, ktorí sa nezmestia na schôdzu do 9 až 5 pracovných dní.
Prečítajte si tiež: Ako pomôcť pacientom so zlyhaním obličiek, ktorí odmietajú dialýzu?
Prečítajte si tiež:
Vylúčenie lekárskej zodpovednosti Obsah tohto článku nemá slúžiť ako náhrada odbornej lekárskej pomoci, vyšetrenia, diagnostiky alebo liečby. Pred začatím, zmenou alebo ukončením akejkoľvek zdravotnej starostlivosti by ste mali vždy kontaktovať svojho lekára alebo iného kvalifikovaného zdravotníckeho pracovníka.
